大量処理はAIが、判断は人が担う。

航空券GSTの業務の大半は難しくはありません。量が多いのです。中規模企業でも、年間数万件の航空券請求書とクレジットノートを受け取ることがあります。そのすべてを探し、読み取り、GSTR-2Bと照合しなければなりません。手作業では数か月かかるため、通常は年に1回、あるいはまったく行われません。

機械が得意なこと

ソフトウェアは今や、航空会社ポータルから請求書を収集し、PDFから主要項目を読み取り、それぞれをGSTR-2Bの該当行と照合できます。30,000件目の請求書でも疲れることはなく、すべての記録に同じルールを適用します。これこそ、かつて企業が少額の控除を大規模に請求することを妨げていた作業です。

機械が止まるべきところ

控除が適格かどうかは、請求書には表れない事実に左右されます。出張の目的、供給地、ある料金が本当に航空運賃かどうかなどです。誤った判断は金銭的損失にとどまらず、企業が防御しなければならない立場を生みます。そのため、スペシャリストがすべての例外を確認し、人の承認なしには何も請求しません。

機械が差異を見つけ、人がそれを請求可能な控除かどうか判断します。TraCarta

経済性が変わる理由

大量処理の作業が低コストになれば、少額の航空券も請求する価値が生まれ、月次モニタリングも負担可能になります。照合は一度きりの整理ではなく定常業務となり、スペシャリストは判断が必要な箇所にのみ時間を使います。

始める前に確認すべきこと

1. どのステップが自動化されているか？ステップごとの明確な一覧が提示されるべきです。
2. 誰が例外を確認するか？適切な資格を持つ特定の担当者です。
3. 何を承認するのか？お客様の承認なしに請求されるものがあってはなりません。
4. 証拠を確認できるか？すべての数値が請求書まで遡れるべきです。