控除請求はコンプライアンスとは異なる

CFOに自社のGSTは万全かと尋ねると、たいてい「はい」と返ってきます。申告は期限内に提出され、通知には回答し、監査人も納得しています。財務部門の評価基準に照らせば、仕事は完了しています。

では別の質問をしてみましょう。昨年、会社は航空券にいくらのGSTを支払い、そのうちいくらを控除しましたか？この問いには、たいてい沈黙が返ってきます。

この2つの答えの差は、能力の欠如ではなく、設計の欠陥です。ほとんどの財務部門はコンプライアンスのために設計され、控除のために設計された部門はごくわずかです。

1つに見える2つの仕事

外から見ると、コンプライアンスと控除は同じ仕事に見えます。どちらも請求書、申告、照合を扱い、どちらも税務チームが担当します。しかし、向いている方向は正反対です。コンプライアンスは「支払い・報告すべきものをすべて済ませたか」を問い、控除は「受け取るべきものをすべて取り戻したか」を問います。

航空券クレジットが漏れる理由

他者に依存している。航空券クレジットには、出張者が正しいGSTINを伝え、代理店が正しく予約し、航空会社が請求書を発行・報告することが必要です。コンプライアンスは大部分が企業の管理下にありますが、控除はほとんどそうではありません。

小さな金額の積み重ねである。欠落した航空券請求書1件だけでは会議を開くほどではありません。合計すれば大きな金額になりますが、誰かが集計しない限り、その総額は誰にも見えません。

期限は声高に迫り、損失は静かに生じます。だからこそ、カレンダーでは常にコンプライアンスが優先されるのです。Ashish Kumar、マネージングパートナー

誰も評価されていない。税務チームはクリーンな監査で評価され、控除したクレジットでは評価されません。評価されないことは、時間があるときに行われます。そして時間はめったにありません。

責任者がいると何が変わるか

1. 責任者航空券クレジットの控除に責任を負う1人または1社。社内外は問いません。
2. リズム年次ではなく月次。適切な期間にクレジットを控除し、航空会社がまだ訂正できるうちに差異を追及します。
3. 指標利用可能額に対する控除済みクレジットを、保留中・リスクのある金額とあわせて毎月報告します。

テクノロジーの役割

かつて航空券クレジットの控除は、すべての航空券を手作業で確認する必要があったため、適切に行うにはコストがかかりすぎました。それは変わりました。現在ではシステムが航空会社ポータルから請求書を収集し、GSTR-2Bや帳簿と照合し、すべての差異を金額付きで示すことができます。人に残るのは判断を要する部分、すなわち適格性、監査、意思決定です。

これがTraCartaの基盤となるモデルです。しかし誰が担うにせよ原則は同じです。クレジットの控除に責任者がいなければ、控除されることはありません。