年次照合ではなぜ取りこぼしが生じるのか

企業に航空券のGST税額控除をどう管理しているか尋ねると、最も多い答えは「年度末に照合しています」です。理にかなっているように聞こえます。データは揃い、監査後でチームにも時間があり、期限もまだ先です。

しかし当社の経験では、これは最もコストの高い方法です。

航空券の税額控除は目減りする

航空券の税額控除は、何千枚もの少額の航空券から成り立っています。予約時にGSTINがなかった、別の州のGSTINだった、請求書は航空会社のポータルにあるがGSTR-2Bに反映されなかった、キャンセルで発行されたクレジットノートが誰にも照合されなかった——それぞれが小さな理由で控除できなくなります。いずれも当月なら修正は難しくありません。出張者は出張を覚えており、トラベルデスクには予約記録が残り、航空会社も請求書を修正できます。

11か月後には、どの修正も難しくなります。担当者は異動し、航空会社は古い依頼への対応が遅くなります。さらに第16条(4)の期限により、遅れて見つかった問題に対応できる期間は数週間しか残りません。

年度末の照合は問題を見つけます。月次の照合は問題を解決します。Ashish Kumar、マネージングパートナー

同じ作業の2つの進め方

計算例

国内航空券に年間₹20 croreを支出し、控除対象のGSTが約₹1.8 croreある企業を例に考えます（参考例）。毎月8%の航空券に修正可能な問題があるとすると、毎月約₹1.2 Lの税額控除がリスクにさらされます。

年次の一括整理では、12か月分の問題が9月または10月にまとめて見つかります。誤り率は年間を通じて8%のままです。リスクにさらされた₹14.4 Lのうち40%を回収できたとしても、₹8.6 Lが失われます。

月次モニタリングでは、4月の問題が5月に見つかり、予約プロセスが修正され、6月以降の誤り率は約2%に下がります。新しい依頼ほど対応率も高く、仮に85%とします。この例での差は年間₹7–8 Lで、控除の遅れによる資金コストは含めていません。

確認事項と担当者

• 毎月：予約と航空会社の請求書、請求書とGSTR-2B、GSTR-2BとGSTR-3Bでの控除額をそれぞれ照合します。
• トラベルデスクは予約時のGSTIN入力を修正します。誤りの多くはここから始まります。
• 航空会社は請求書を修正しますが、明確で新しい依頼に限られます。
• 税務チームは反映された月に控除を行い、争点のある項目について判断します。

よくある反論

「人手が足りない」月次対応は見た目ほど大きな作業ではありません。ほとんどの航空券は自動で照合され、例外リストは短くて済みます。数週間にわたりチームが必要になるのは、むしろ年次の一括整理です。

「監査人は問題視していない」それは当然です。監査は控除額が適正かを確認するものであり、控除されなかった額は確認しません。

資金にもコストがあります。4月の航空券で支払った税を翌年の秋に控除するということは、1年以上にわたり無利子で政府に資金を貸しているのと同じです。

月次対応の実際

1. 第1週各ポータルから前月の航空会社の請求書をダウンロードし、予約と照合します。
2. 月中GSTR-2Bが生成されたら請求書と照合し、IMSのキューに対応します。
3. GSTR-3B申告前控除対象を控除し、対象外のものを一覧化します。
4. 月末例外事項を修正できる担当者に送ります。予約の誤りはトラベルデスクへ、請求書の修正は航空会社へ。

まずは、まだ控除が可能で航空会社も請求書を修正できる、当年度の未締めの月から始めましょう。4月以降について一度キャッチアップ照合を行い、その結果をもとに予約プロセスを修正し、その後は月次のリズムを維持します。これが当社の航空券GST照合プラクティスの進め方であり、結果は毎月の署名済みステートメントでご報告します。